“Månadens kundtips” mars 2020: möteseffektivitet IRL och online

Idag hade jag en återkoppling med en grupp som jag haft ett antal workshops tillsammans med. Eftersom läget är som det är just nu (med Corona) så träffades vi denna gång digitalt. Syftet med insatsen som helhet har varit att öka förståelsen för varandra inom teamet och att förbättra samarbetet – helt enkelt att fungera ännu bättre tillsammans. Och det var fantastiskt roligt att höra om alla framsteg de gjort och om allt som blivit bättre! En sådan sak som de berättade om och som alla tyckte hade höjt kvaliteten på deras möten var kunskapen om hur socialt konstruerade våra hjärnor är.

Eftersom våra hjärnor är så oerhört sensitiva när det kommer till att notera och läsa av sociala signaler, i allt från ögonrörelser till kroppsspråk till röstläge, så känner vi ofta av till exempel om den vi pratar med inte är fullt närvarade i samtalet. Och på samma sätt känner vi när den vi pratar med lyssnar på riktigt. Och detta i sin tur påverkar utsöndringen av dopamin vilket påverkar grad av intresse och så vidare och så vidare.

Den här gruppen  tog till sig den här kunskapen och applicerade den bland annat under deras möten. De började lägga undan sina mobiltelefoner och annat som lockade deras uppmärksamhet bort från mötet och de ansträngde sig alla lite extra för att vara fokuserade och helt närvarande.

Det de började göra annorlunda utgjordes alltså av ganska små och enkla förändringar, men som snabbt gav resultat både i form av att de blev mer kreativa, kom fram till bättre saker, blev klara snabbare och dessutom skapade bättre stämning på sina möten.

“Men hur gör ni nu, när ni alla jobbar hemifrån och ni har era möten online?”, frågade jag. De berättade då att de har märkt att det är svårare att känna närvaro och gemenskap i digitala möten. Och att det dessutom är svårare att hålla fokus längre stunder, att tankarna oerhört lätt svävar iväg till annat (ännu lättare än under möten IRL). Deras lösning på detta, för att i så stor utsträckning som möjligt behålla den förbättring de skapat under sina möten var:

• att ha kortare online-möten med extra tydlig agenda
• att försöka att även i hemmiljön skapa en arbetsplats med så få distraktioner som möjligt
• att verkligen anstränga sig att hålla fokus och vara närvarande
• att varje dag ha en gemensam avstämning, utan agenda, mer som en “social stund” på 20 min då de fick prata av sig kring vad som helst och bara stämma av läget med varandra. Denna stund var viktig för att känna gemenskap i gruppen.

Det här tycker jag var ett klockrent exempel på att små förbättringar, inte minst när vi gör dem tillsammans, kan göra stor skillnad!

Hur gör du/ni för att skapa bra möten, såväl IRL som online? Superkul om du vill dela med dig 😀

Önskar er alla en fin helg och hoppas att solen kommer att skina på er!

Gunilla

Ps: självklart frågar jag alltid mina kunder/klienter om det är okej att jag bloggar om det som vi har pratat om. Känns det inte 100% okej så gör jag det såklart inte!!